Il Presidente & Segretario del Congresso Locale

Ogni Congresso ERA ha due Presidenti: il Presidente di ERA e un Presidente locale proposto dal Consiglio. Ci sarà anche un Segretario locale, nominato anch’esso dal Consiglio. Un adeguato disclaimer deve essere firmato dal Presidente e dal Segretario del Congresso locale. Il Presidente del Congresso locale riferirà al Consiglio in ogni riunione a cui è invitato a partecipare (Consigli Pre-Post Congresso un anno prima del Congresso e l’anno del Congresso stesso).

I. Segretario del Congresso Locale

Il Consiglio nominerà un Segretario del Congresso Locale per assistere il Presidente del Congresso Locale nell’espletamento dei suoi doveri e rappresentare la comunità nefrologica locale, specialmente se il Presidente del Congresso Locale non proviene dal Paese dove si tiene il Congresso. Il nome del Segretario del Congresso Locale sarà debitamente riconosciuto sotto il “Comitato Organizzatore Locale” in qualsiasi comunicazione del Congresso. Qualsiasi persona che il Presidente del Congresso Locale e il Segretario del Congresso Locale decidano farà parte di questo “Comitato Organizzatore Locale”. Tutti i membri di questo comitato devono firmare l’adeguato modulo di disclaimer.

II. Supporto da parte della Sede Centrale ERA

Il Presidente e il Segretario del Congresso Locale possono fare affidamento sull’assistenza del personale designato della Sede Centrale ERA in qualsiasi momento e per qualsiasi questione relativa al Congresso.

Molto spesso il Presidente e il Segretario del Congresso Locale di un Congresso ERA ricevono richieste di vario tipo dall’Industria (ad es. aziende in cerca di visibilità nel Congresso, tramite sponsorizzazioni o eventi collaterali) e da singoli individui (specialmente medici provenienti da paesi in via di sviluppo, alla ricerca di supporto economico per partecipare al Congresso). L’ERA ha regole precise e ben consolidate su come gestire tali richieste, e personale addestrato per gestirle, così il Presidente e il Segretario del Congresso Locale potranno inoltrare qualsiasi richiesta o offerta a un dipartimento o persona specifica della Sede Centrale ERA.

III. Partecipare al Comitato Scientifico (SC) e ad altri doveri legati al programma scientifico

Il Presidente e il Segretario del Congresso Locale sono membri di diritto del Comitato Scientifico (SC), in collaborazione con il Presidente SC, devono selezionare i Presidenti delle sessioni del Congresso e infine fanno parte del comitato ristretto che valuta il contenuto dei Simposi dell’Industria.

IV. Essere l’ ‘Ambasciatore’ di ERA nella città e nel paese in cui si tiene il Congresso

Quando si tiene un Congresso ERA, è importante dare la dovuta considerazione ai rappresentanti locali della professione medica e della ricerca medica. Stabilire collegamenti con nefrologi, accademici e ricercatori locali, invitarli al Congresso ecc. dovrebbe essere idealmente compito del Presidente e del Segretario del Congresso Locale, quest’ultimo in particolare quando il Presidente del Congresso Locale non proviene dal Paese in cui si tiene il Congresso. Inoltre, riguardo alla possibilità che il Congresso possa ottenere un aiuto o uno sponsor da parte di istituzioni locali (municipio o governo o altro), la questione dovrebbe essere esplorata e gestita dal Presidente e dal Segretario del Congresso Locale, quest’ultimo in particolare quando il Presidente del Congresso Locale non proviene dal Paese in cui si tiene il Congresso.

V. Essere l’ ‘Ambasciatore’ del Congresso nei contatti con i media

Le conferenze stampa e le interviste verranno organizzate dall’ERA per evidenziare i temi più nuovi e importanti del programma scientifico. Il Presidente e il Segretario del Congresso Locale, quest’ultimo in particolare quando il Presidente del Congresso Locale non proviene dal Paese in cui si tiene il Congresso, dovrebbero essere disponibili per interviste e conferenze stampa prima e durante l’evento, con media locali e internazionali. Verranno assistiti in questo dalla persona responsabile (se c’è) dell’Ufficio Stampa ERA.

VI. Essere l’ ‘Ambasciatore’ del Congresso nei contatti con l’industria locale

Il Presidente e il Segretario del Congresso Locale, quest’ultimo in particolare quando il Presidente del Congresso Locale non proviene dal Paese in cui si tiene il Congresso, sono attesi cercare sponsor locali per aiutare a finanziare alcune delle spese del Congresso, in particolare legate a specifici eventi da tenere durante il Congresso stesso.

VII. Il suo ruolo in relazione alla lettera d’invito ufficiale e alle Cerimonie di Apertura / Benvenuto

Il Presidente del Congresso Locale sarà anche incaricato di scrivere una lettera d’invito per l’annuncio del Congresso e una lettera di benvenuto per il Programma Finale. Dovrebbe anche tenere brevi discorsi alle Cerimonie ufficiali di Apertura e Benvenuto del Congresso.

VIII. Cena del Consiglio e Cena del Presidente.

Il Presidente del Congresso Locale aiuta a scegliere i luoghi per la Cena del Consiglio e la Cena del Presidente.

La Cena del Presidente che si svolge ad ogni Congresso annuale, ha tradizionalmente un numero di invitati che può variare da 120 a 150, in base a un budget specifico.

Le inviti vengono inviati a nome del Presidente del Congresso Locale e includono un elenco specifico di ospiti (con i loro eventuali accompagnatori).

IX. Spese

Il Presidente del Congresso Locale può essere rimborsato dall’Associazione per eventuali spese (previa presentazione dei giustificativi adeguati) che egli sostenesse per qualsiasi viaggio/spesa alberghiera relativa al suo ruolo, che tuttavia deve essere ragionevole (la persona incaricata di approvare le spese è il Segretario Generale). Le sue spese di viaggio e alloggio per partecipare alle riunioni del Consiglio saranno coperte dall’ERA (maggiori dettagli possono essere trovati nelle “Regole Generali per i Comitati ERA”).

Ultimo aggiornamento: febbraio 2024