Ospitalità per i Relatori del Congresso ERA

I. Alloggio

Gli oratori del congresso con una sola presentazione hanno diritto a una notte di alloggio. Gli oratori con più di una presentazione in giorni diversi hanno diritto a massimo tre notti di alloggio. Il numero di notti in questi casi sarà confermato dalla sede ERA HQ. In casi eccezionali, gli oratori che hanno anche altri impegni possono ricevere una notte di alloggio extra a titolo gratuito, se necessario.

L’alloggio è in una camera doppia ad uso singolo con una tariffa massima di rimborso stabilita dalla sede ERA HQ: nel caso in cui un ospite abbia una persona che lo accompagnerà, dovrà personalmente pagare la differenza dovuta (se presenta).

Se un oratore ha un sponsor per il suo alloggio, l’ERA non lo fornirà/rimborsarà (o lo fornirà/rimborsarà esclusivamente per le notti necessarie perché l’oratore partecipi al Congresso e che non sono già coperte dallo sponsor).

II. Associazione al Congresso

Tutti gli oratori e i presidenti ricevono l’associazione gratuita al Congresso. 

III. Viaggio

Se un oratore ha un sponsor per il suo viaggio, l’ERA non lo rimborsa. 

I biglietti devono essere acquistati dagli oratori per essere richiesti dopo il congresso utilizzando la piattaforma My ERA. Il rimborso deve essere ragionevole in termini di costi e può anche essere calcolato in base a una tariffa massima di rimborso basata sulla seguente tabella. 

Normalmente viene fornita la classe economica, e i biglietti aerei dovrebbero essere acquistati non appena la persona è a conoscenza del viaggio, in modo da evitare di prenotare i voli all’ultimo minuto che normalmente sono più costosi. Se il viaggio viene effettuato in treno, il rimborso sarà per un biglietto di 1a classe sui treni ordinari, mentre per i treni ad alta velocità (Alaris, Frecciarossa, TGV, Thalys, ecc.) saranno rimborsati solo i biglietti di 2a classe.  

Anche i rimborsi per i viaggi da casa all’aeroporto/stazione e ritorno, così come dall’aeroporto/stazione all’hotel/luogo dell’incontro e ritorno, sono rimborsabili e inclusi nella tariffa massima di rimborso basata sulla suddetta tabella.  

L’uso di un’auto è autorizzato solo se migliora la convenienza economica del viaggio. Se desideri viaggiare in auto, chiedi in anticipo alla sede ERA HQ un preventivo del costo del volo/treno (se disponibile) che l’ERA avrebbe pagato per il tuo viaggio, infatti, l’ERA rimborsa/copre sempre i costi dell’opzione meno costosa se c’è un’opzione tra treno/aereo e auto.  

Il rimborso del viaggio in auto è calcolato a una tariffa chilometrica in conformità con la tabella delle indennità di viaggio ufficiale della persona che chiede il rimborso (in questo caso ti sarà chiesto di presentare la prova delle tabelle relevanti). Altre spese (pedaggi autostradali, parcheggi, attraversamenti in traghetto, ecc.) possono essere rimborsate previa presentazione dei relativi documenti giustificativi.  

I biglietti annullati per un motivo valido e imprevisto possono essere rimborsati su richiesta al Tesoriere ERA.  

Ultimo aggiornamento: Gennaio 2024